Wij zoeken een Office manager voor 24-28 uur per week

Over de functie
Ben jij iemand die alle werkzaamheden op kantoor soepel laat verlopen? Ben je een ster in organiseren? En kan jij snel schakelen tussen verschillende vragen? Dan is deze vacature wat voor jou!

Als office manager draag je verantwoordelijkheid voor en coördineer je alle werkzaamheden rond de frontoffice: balie, suppoosten, horeca en de verkoop van producten en diensten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële zaken van de backoffice en ondersteun je de directeur-bestuurder waar nodig. Je bent de onmisbare schakel in het werkproces en zorgt ervoor dat alles loopt zoals het moet lopen.

Jij

  • bent zorgvuldig en integer
  • communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk
  • bent in staat met veel verschillende mensen contacten te leggen en te onderhouden in en rond het museum
  • weet bij iedereen op de juiste knoppen te drukken om zaken voor elkaar te krijgen
  • bent assertief en hakt waar nodig knopen door
  • bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld en je doet graag iets voor een ander
  • kunt mensen vriendelijk te woord staan en levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk van anderen en het gezicht van Museum Dr8888.

Over de organisatie
Museum Dr8888 is een museum voor moderne en hedendaagse kunst in het Friese Drachten. Aan de hand van een unieke collectie kunst- en cultuurhistorische werken worden verhalen verteld die niet vergeten mogen worden. Naast tentoonstellingen en presentaties organiseren we een groeiend aantal activiteiten en arrangementen voor verschillende publieksgroepen, het onderwijs en de zakelijke markt. We zijn een middelgroot museum met een ambitieuze organisatie en ruimte voor eigen inbreng en ideeën.

Bij Museum Dr8888 werken 9 parttime medewerkers samen met zo’n 75 vrijwilligers en mensen o.b.v. een werkervaringsplaats. Een groot aantal vrijwilligers is werkzaam in de front office. Zij leveren met elkaar een belangrijke bijdrage aan ons gastvrije profiel en zijn het visitekaartje van Museum Dr8888. 

Dit ga je o.a. doen

  • Beheren van administratieve taken en procedures, inkomende correspondentie verwerken, creëren van archiefsystemen
  • Plannen, voorbereiden en verslagleggen van teamvergaderingen
  • Je verzorgt de inkoop en inrichting van verkoopproducten en horeca
  • Je draagt zorg voor de planning van activiteiten, verhuringen en proactief meedenken over en het ontwikkelen van arrangementafspraken met particulieren en bedrijven
  • Je stuurt met ondersteuning van de vrijwilligerscoördinator en planner de bezetting van balie, suppoost, gastheer/vrouw en horeca aan
  • Je zorgt samen met de vrijwilligerscoördinator voor verdere inbedding en uitvoering van het vrijwilligersbeleid
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe partijen, vaste leveranciers en opleidingen waarvan stagiaires meedraaien in de frontoffice.

Wat vragen we?

  • Minimaal 1 à 2 jaar relevante werkervaring op minimaal MBO-plus niveau
  • Je kunt zelfstandig aan de slag en goed samenwerken binnen een team
  • Een flexibele houding ook ten aanzien van je eigen werktijden
  • Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Ervaring binnen een kleine flexibele organisatie in cultuursector zien we als een pre

Wat bieden wij?

  • Een functie voor gemiddeld 24-28 uur per week met een passend salaris conform Museum Cao
  • Leuke en enthousiaste collega’s en een informele werksfeer
  • Een inspirerende werkomgeving met ruimte voor eigen invulling en ontwikkeling van de functie en mogelijkheden voor relevante (bij)scholing 

Informatie en reactie
Ben je enthousiast geworden, mail dan vóór 6 april 2021 je motivatie met cv naar communicatie- en marketingmedewerker Thamar Beckx: t.beckx@museumdrachten.nl. Voor nadere informatie over de functie kun je op woensdag- of vrijdagmorgen tussen 9.00 en 10.00 uur contact opnemen met directeur Nieske Ketelaar op telefoonnummer: 06-46322632.